Quelques conseils

Conseils pour l’organisation d’un projet

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour l’organisation d’une équipe projet. Bien sur, cela ne remplace pas la palette d’outils à connaître pour maîtriser un projet :

• diffuser un ordre du jour de la réunion au moins deux jours à l’avance,
• déterminer au début de la réunion l’heure de fin de la réunion,
• arriver à la réunion en ayant préparé ses interventions,
• les réunions sont faites pour prendre des décisions ou inutiles,
• venir avec des suggestions de solutions plutôt que des exposés de problèmes,
• tout noter par écrit sur un cahier de type ” main courante “,
• faire souvent circuler des points d’information sur l’avancement du projet,
• diffuser l’information en copie à toutes les personnes ayant besoin de loin de connaître l’évolution du projet,
• afficher les tableau de bord et les plannings pour le suivi, en des endroits accessibles à tous,
• donner la priorité à l’important, auquel l’urgent a tendance à se substituer,
• prévoir et bloquer à l’avance dans l’agenda des jours pour faire le point ensemble et appliquer le principe : se voir plus souvent et moins longtemps,
• savoir rassembler toute l’équipe et prendre le temps de commenter les dérapages et échecs pour en tirer les enseignements.

Les facteurs clés de succès d’un projet

Quelques éléments importants pour la réussite d’un projet :

• ” la mission du projet ” : ce facteur mesure la clarté et la définition des buts et objectifs du projet. Il est essentiel de clarifier les objectifs et les orientations générales dès le début du projet. Cela doit servir pour tous les membres de l’équipe.
• ” le soutien de la direction générale ” montre l’appui concret sans lequel le projet apparaîtra comme sans importance. Cet appui se matérialise par la volonté de la direction générale de fournir les ressources et l’autorité nécessaire au succès du projet.
• ” la planification et la programmation ” mesure l’attention et l’effort apportés à ces deux éléments, souvent seul mécanisme de feed-back pour plusieurs membres de l’équipe.
• ” l’écoute des clients ” mesure le niveau de communication, d’écoute active de toutes les parties impliquées dans le projet. La communication doit être continuelle dans les deux sens.
• ” le personnel ” : recrutement, sélection, formation, adéquation aux tâches.
• ” les tâches techniques ” : facteur qui mesure la disponibilité des techniques nécessaires, des technologies requises ou des expertises nécessaires dans le projet.
• ” l’approbation du client ” : comment s’effectue la ‘vente’ du projet au futur usager.
• ” le pilotage et la rétroaction ” : qualité de l’information et du contrôle à chaque phase de réalisation du projet.
• ” la gestion des problèmes ” : habileté à gérer les crises et les écarts indissociables à la gestion de projet.

En outre, le succès d’un projet est d’autant plus élevé que :

• Les modes d’organisation sont souples, flexibles et clairement articulés avec les hiérarchies, tout en restant favorables à l’autonomie des projets par rapport aux structures permanentes.
• La gestion du risque et des changements est traitée en priorité dans l’élaboration des systèmes de management du projet et mise en place le plus en amont possible du cycle de vie du projet.

Le rôle du chef de projet

Le rôle du chef de projet est multiple :

• fixer objectifs, itinéraire, stratégie, horaires, étapes et moyens,
• coordonner les actions,
• maîtriser, c’est-à-dire modifier itinéraire, horaire, étapes et ressources si l’objectif évolue et modifier les étapes suivantes en conséquence,
• optimiser la répartition des ressources en vue d’arriver à une solution optimale au moindre coût.